Combien d’emails recevez-vous par jour ?
Combien sont utiles ?
Combien de temps passez vous à les lire, y répondre, les trier, les archiver ?
Votre méthode de tri vous permet-elle de les retrouver ?
Le temps passé sur votre messagerie contribue-t’il à atteindre vos objectifs? Ou au moins à maintenir une efficacité personnelle élevée?
Je vous propose une méthode assez radicale pour reprendre le contrôle de votre messagerie. Elle est basée sur 4 leviers efficaces et simples à mettre en oeuvre.
1 – Eliminer l’excédent, séparer et archiver le récurrent
Commençons par éliminer les messages non sollicités. La méthode la plus efficace est de bloquer les expéditeurs inconnus qui cherchent à attirer votre attention, les newsletters auxquelles vous n’avez pas souscrites, et les messages commerciaux divers.
En complément, on peut éliminer les messages de notifications automatiques anodins. Franchement, est-ce utile d’être notifié qu’un collègue a accepté une réunion que vous lui avez proposé ? L’acceptation de réunion est un comportement normal, la notification n’est pas utile, on peut la supprimer automatiquement – et au besoin vérifier les invités ayant accepté le meeting dans l’agenda.
Les messages de notifications que l’on ne souhaite pas supprimer peuvent être déplacés automatiquement dans un dossier dédié. On peut y retrouver les notifications des systèmes de congés, les rapports hebdomadaires de systèmes de tickets, certains comptes rendus de réunions récurrentes qu’on ne lit pas systématiquement, etc…
2 – Archiver simplement pour retrouver rapidement
J’ai passé les premières années de ma carrière à essayer de trouver la martingale pour trier et archiver : par thème, par projet, par client, par fonction, et probablement plein d’autres « catégories ». Ces méthodes exposent rapidement à des dilemmes : les projets évoluent, le même message concerne parfois plusieurs clients, le sujet touche à plusieurs fonctions, etc… Avec le temps, on ne sait plus dans quelle catégorie ranger ses messages, et par la suite on a du mal à les trouver.
Je tiens de mon ancien collègue Dave Wilson une méthode infiniment plus efficace : archiver… par date. On peut trier des dizaines d’emails en même temps. On ne se pose aucune question pour savoir ou les ranger, c’est systématique. Le second avantage, c’est qu’en général, on se souvient de « l’époque » du message. Aussi retrouver un ancien message important avec cette technique de classement est très rapide. Pour pousser le principe à l’extreme, j’adopte un dossier par an, un sous-dossier par mois. Les moteurs de recherche sur des messageries indexées (comme celui d’Outlook) sont souvent plus efficaces qu’une recherche manuelle. Pour les rendre encore plus performants, je vous propose une astuce toute simple. Quand vous identifiez un email important qu’il vous faudra être capable de retrouver (une approbation, un engagement, un mode opératoire utile,…) répondez au message en vous mettant le seul destinataire. Dans le corps du message, vous ajoutez une phrase cible de votre future recherche avec une nomenclature simple genre « mail a trouver : mode opératoire saisie du temps dans SAP ».
Soyez vigilants à ne jamais utiliser votre messagerie pour stocker les identifiants, comptes ou mot de passes utilisés pour vous connecter. Pour cela il faut utiliser un outil dédié, comme Keypass, Bitwarden, ou idéalement celui sécurisé fourni par votre entreprise.
3 – Mettre en oeuvre une stratégie de mise en évidence relative
Même après avoir éliminé les messages non nécessaires, il en reste beaucoup. Je vous propose une technique de mise en évidence permettant d’identifier les plus importants en un clin d’oeil.
Les systèmes de messageries comme Outlook permettent de modifier la couleur d’affichage des messages dans votre boite de réception. C’est un outil particulièrement utile. Actuellement ma messagerie est configurée de la manière suivante:
Les messages ou je suis seulement en copie sont en gris.
Les messages ou je suis parmi les destinataires sont en noir.
Les messages ou je suis le seul destinataire sont en bleu. Si je suis le seul destinataire, il est probable que ce soit un message qui nécessitera une réponse.
En plus de ce système, je met en évidence certains expéditeurs.
Les messages de ma hiérarchie sont en rouge. Si mon chef m’écrit, il est préférable que je lise son message rapidement.
Les messages des assistantes sont en violet. Si une assistante m’écrit, elle a probablement besoin d’une action de ma part (information, approbation) qui doit lui être apporté rapidement.
Les messages des ressources humaines sont en vert. Ce sont des messages à ne pas rater.
Avec cet ensemble de règles, les messages importants apparaissent naturellement.
4 – Arrêter de vouloir tout lire
Est-ce si grave de ne pas lire tous ses mails? Pour la majorité des fonctions, ça ne l’est pas.
Il peut être difficile de s’en convaincre, mais une fois qu’on a décidé de franchir le pas de la lecture sélective, on bénéficie d’un gain majeur d’efficacité personnelle.
L’email n’est pas un moyen des gestion d’urgence adapté. Cette hypothèse doit être partagée avec ses collègues et son équipe à qui on peut conseiller l’utilisation de messagerie instantanée (Teams ou autre) pour les sujets nécessitant une attention immédiate.
En conclusion
A chacun sa méthode pour gérer sa messagerie en fonction de son contexte.
L’essentiel est de ne pas subir le flux de messages, mais d’en avoir le contrôle et d’en faire un outil d’aide à la productivité, et pas l’inverse.
Moins on reçoit de messages et plus l’exercice est simple, ce qui rend les initiatives permettant de réduire de flux d’arrivée dans sa messagerie particulièrement rentables.
Ensuite, plusieurs niveaux de contrôle sont possibles, du tri automatique à l’identification des messages les plus important.
Enfin, en tant que manager, montrons l’exemple. Limitons nos propres emails, préférons les échanges « en vrai » quand c’est possible: rien ne remplace le contact et les véritables interactions humaines.
Cet article vous a plu ? Vous souhaitez faire connaitre le blog du Manager Pragmatique? Partagez sous Linked’In !
Photo: Le long de New York City green line.